Công chứng điện tử | Hướng dẫn | Điều kiện | Quy Trình

Công chứng điện tử – Bước tiến đột phá trong giao dịch tại Việt Nam

Công chứng điện tử, một xu hướng tất yếu của thời đại số, đang dần định hình lại cách thức các giao dịch dân sự được thực hiện tại Việt Nam. Dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại và khung pháp lý ngày càng hoàn thiện, công chứng điện tử không chỉ mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng mà còn nâng cao tính bảo mật, minh bạch cho các bên tham gia. Nghị định 104/2025/NĐ-CP ra đời đã tạo hành lang pháp lý vững chắc cho sự phát triển của hình thức công chứng này, mở ra kỷ nguyên mới cho các hoạt động pháp lý trong nước.

Để dịch vụ công chứng điện tử có thể vận hành trơn tru và hiệu quả, việc thiết lập các điều kiện cần thiết cho các chủ thể cung cấp là vô cùng quan trọng. Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết những yêu cầu mà công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao và Cơ quan đại diện ngoại giao cần đáp ứng để có thể thực hiện công chứng điện tử, đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các giao dịch.

Tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử

Một trong những điều kiện tiên quyết để thực hiện công chứng điện tử là việc sở hữu tài khoản cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử. Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ tài khoản này của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử, đáp ứng các quy định tại Điều 51 của Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Việc tạo lập tài khoản trên nền tảng chuyên biệt này có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động công chứng điện tử. Tài khoản này đóng vai trò như một danh tính số của người cung cấp dịch vụ, cho phép họ thực hiện các thao tác công chứng, truy cập thông tin liên quan và tương tác với người yêu cầu công chứng trong môi trường điện tử. Nền tảng công chứng điện tử được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy xuất nguồn gốc của các giao dịch được thực hiện. Việc tuân thủ các quy định tại Điều 51 của Nghị định và các quy định pháp luật liên quan là bắt buộc để đảm bảo nền tảng này hoạt động hiệu quả và đúng pháp luật. Điều này bao gồm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật thông tin, khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu, cũng như các tiêu chuẩn về khả năng tương thích và liên thông với các hệ thống khác.

Sự ra đời của tài khoản cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng được quy định chặt chẽ không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện công chứng điện tử mà còn góp phần xây dựng một hệ sinh thái công chứng số an toàn và đáng tin cậy. Nó giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên, đồng thời tạo niềm tin cho người dân và doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ công chứng điện tử. Việc thiết lập một hệ thống tài khoản chuẩn hóa trên toàn quốc cũng hỗ trợ cho việc tích hợp và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.

Chữ ký số sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian

Chữ ký số là yếu tố cốt lõi để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của văn bản công chứng điện tử. Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chữ ký số có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian để thực hiện công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao phải do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Việc sử dụng chữ ký số có cấp dấu thời gian là vô cùng quan trọng. Dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cung cấp sẽ xác nhận thời điểm chính xác mà chữ ký số được gắn vào văn bản. Điều này có ý nghĩa pháp lý quan trọng, giúp xác định thời điểm văn bản công chứng được hoàn thành và đảm bảo rằng nội dung của văn bản không bị thay đổi sau thời điểm đó. Đối với các giao dịch quan trọng như chuyển nhượng bất động sản, tài sản lớn, việc xác định thời điểm công chứng là yếu tố then chốt để giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh. Tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy tại Việt Nam phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý nghiêm ngặt để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và khả năng xác thực của chữ ký số và dấu thời gian.

Việc yêu cầu sử dụng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cung cấp cũng nhằm mục đích đảm bảo an ninh quốc gia và chủ quyền số. Nó giúp kiểm soát và quản lý chặt chẽ hoạt động cung cấp dịch vụ chữ ký số trong nước, tránh phụ thuộc vào các tổ chức nước ngoài có thể tiềm ẩn rủi ro về an ninh thông tin. Đồng thời, việc này cũng tạo điều kiện cho ngành công nghiệp công nghệ thông tin trong nước phát triển. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số để thực hiện công chứng điện tử tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. Quy định này nhằm mục đích quản lý và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng chữ ký số trong hoạt động công chứng, đảm bảo rằng chỉ những cá nhân và tổ chức được cấp phép mới được thực hiện công chứng điện tử.

Điều kiện về hạ tầng kỹ thuật

Bên cạnh các yêu cầu về tài khoản và chữ ký số, điều kiện về hạ tầng kỹ thuật cũng là một yếu tố không thể thiếu để cung cấp dịch vụ công chứng điện tử. Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải bảo đảm điều kiện về máy tính, đường truyền mạng, thiết bị điện tử và các điều kiện cần thiết khác.

Việc đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật hiện đại và ổn định là nền tảng để đảm bảo quá trình công chứng điện tử diễn ra thông suốt, an toàn và hiệu quả. Máy tính cần có cấu hình đủ mạnh để xử lý các tác vụ liên quan đến công chứng điện tử, bao gồm việc soạn thảo văn bản, ký số, tải lên nền tảng và lưu trữ dữ liệu. Đường truyền mạng ổn định và tốc độ cao là yếu tố then chốt để đảm bảo kết nối liên tục giữa công chứng viên, người yêu cầu công chứng và nền tảng công chứng điện tử, đặc biệt quan trọng trong trường hợp công chứng trực tuyến có sử dụng cầu truyền hình. Các thiết bị điện tử khác như máy quét, máy in, thiết bị đọc thẻ căn cước công dân gắn chip (nếu cần) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình số hóa tài liệu và xác thực thông tin.

Ngoài ra, tổ chức hành nghề công chứng cũng cần đảm bảo các điều kiện cần thiết khác như hệ thống bảo mật thông tin, phần mềm diệt virus, tường lửa để bảo vệ dữ liệu của người yêu cầu công chứng và tổ chức. Việc đào tạo nhân sự về kỹ năng sử dụng công nghệ và quy trình công chứng điện tử cũng là một phần quan trọng của điều kiện cung cấp dịch vụ. Đối với Cơ quan đại diện ngoại giao, việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử được thực hiện theo điều kiện thực tế của Cơ quan đại diện ngoại giao đó. Điều này thể hiện sự linh hoạt trong việc áp dụng quy định, phù hợp với đặc thù hoạt động của các Cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài, nơi điều kiện hạ tầng kỹ thuật có thể khác biệt so với trong nước. Tuy nhiên, dù ở đâu, việc đảm bảo tính an toàn, bảo mật và đúng pháp luật vẫn là nguyên tắc cơ bản.

Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Bên cạnh các điều kiện đối với người cung cấp dịch vụ, Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ các điều kiện mà người tham gia giao dịch công chứng điện tử cần đáp ứng. Những quy định này nhằm đảm bảo tính xác thực của người tham gia, tính toàn vẹn của giao dịch và an toàn cho các bên liên quan khi thực hiện công chứng trong môi trường số.

Sử dụng chữ ký số công cộng hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận

Để tham gia giao dịch công chứng điện tử, người yêu cầu công chứng và các bên liên quan cần có phương tiện để xác thực danh tính và thể hiện sự đồng ý của mình trên văn bản điện tử. Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Chữ ký số công cộng là một công cụ pháp lý quan trọng, có giá trị tương đương với chữ ký tay trong các giao dịch điện tử. Việc sử dụng chữ ký số công cộng do các tổ chức được cấp phép tại Việt Nam cung cấp đảm bảo tính an cậy và tuân thủ pháp luật trong nước. Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý nghiêm ngặt, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và khả năng xác thực của chữ ký số. Đối với chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài, việc được công nhận tại Việt Nam là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của chúng trong các giao dịch công chứng điện tử xuyên biên giới hoặc có yếu tố nước ngoài. Quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức nước ngoài thực hiện giao dịch công chứng tại Việt Nam bằng phương tiện điện tử, đồng thời vẫn đảm bảo tính an toàn và tuân thủ pháp luật Việt Nam.

Tuy nhiên, cũng có những trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định khác. Điều này có thể liên quan đến một số loại giao dịch đặc thù hoặc đối tượng nhất định mà việc sử dụng chữ ký số công cộng có thể không phù hợp hoặc khả thi. Trong những trường hợp đó, các quy định riêng sẽ được áp dụng. Việc hiểu rõ và tuân thủ quy định về chữ ký số là trách nhiệm của người tham gia giao dịch công chứng điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản công chứng.

Đăng ký tài khoản hoặc xác thực qua ứng dụng

Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ công chứng điện tử, Nghị định 104/2025/NĐ-CP cung cấp hai phương thức để người tham gia giao dịch có thể sử dụng dịch vụ. Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNelD hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chúng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Việc đăng ký tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử giúp người sử dụng có một danh tính số ổn định để thực hiện các giao dịch công chứng điện tử trong tương lai. Tài khoản này có thể được liên kết với thông tin cá nhân, chữ ký số và lịch sử giao dịch, tạo sự thuận tiện cho người dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có nhu cầu hoặc khả năng đăng ký tài khoản trước. Do đó, phương thức xác thực qua ứng dụng VNelD hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch là một giải pháp linh hoạt. Ứng dụng VNelD, với khả năng định danh điện tử mạnh mẽ, có thể được sử dụng để xác thực danh tính của người tham gia và đồng bộ tài khoản, thậm chí cấp chứng thư chữ ký số tạm thời để thực hiện giao dịch. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người chỉ có nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng điện tử một lần hoặc không muốn đăng ký tài khoản cố định.

Sự kết hợp giữa hai phương thức này tạo ra sự linh hoạt và thuận tiện tối đa cho người sử dụng dịch vụ công chứng điện tử. Nó giúp loại bỏ các rào cản về công nghệ và quy trình, khuyến khích người dân và doanh nghiệp tiếp cận với hình thức công chứng hiện đại này. Đồng thời, việc sử dụng các ứng dụng định danh điện tử chính thống như VNelD đảm bảo tính bảo mật và xác thực cao, giảm thiểu rủi ro gian lận. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan. Điều này thể hiện vai trò hỗ trợ và tư vấn của người cung cấp dịch vụ, giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận và sử dụng dịch vụ công chứng điện tử một cách hiệu quả và an toàn.

Tuân thủ quy định pháp luật

Điều kiện quan trọng nhất khi sử dụng dịch vụ công chứng điện tử là sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải hiểu rõ và chấp hành các quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, Luật Công chứng 2024 và các văn bản pháp luật liên quan.

Việc tuân thủ pháp luật là nền tảng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản công chứng điện tử. Người yêu cầu công chứng phải cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin, giấy tờ theo yêu cầu của công chứng viên và quy định của pháp luật. Họ cần hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình trong giao dịch công chứng điện tử, bao gồm quyền được đọc lại văn bản, quyền yêu cầu công chứng viên giải thích các nội dung chưa rõ, và nghĩa vụ ký số vào văn bản thể hiện sự đồng ý với nội dung đã được công chứng. Việc không tuân thủ các quy định có thể dẫn đến việc văn bản công chứng bị vô hiệu hoặc phát sinh các tranh chấp pháp lý không mong muốn.

Ngoài ra, người tham gia giao dịch cũng cần lưu ý đến các vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin cá nhân và an toàn khi thực hiện giao dịch trên môi trường mạng. Họ cần giữ bí mật các thông tin tài khoản, mật khẩu và khóa bí mật của chữ ký số, tránh truy cập vào các đường link đáng ngờ hoặc chia sẻ thông tin cá nhân trên các nền tảng không tin cậy. Việc tuân thủ các nguyên tắc về an toàn thông tin giúp bảo vệ quyền lợi của chính mình và góp phần xây dựng môi trường giao dịch điện tử an toàn, lành mạnh. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn người yêu cầu công chứng về các quy định pháp luật và các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin khi sử dụng dịch vụ công chứng điện tử. Sự phối hợp chặt chẽ giữa người sử dụng và người cung cấp dịch vụ dựa trên sự hiểu biết và tuân thủ pháp luật là chìa khóa để công chứng điện tử phát huy tối đa hiệu quả và lợi ích.

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp

Công chứng điện tử trực tiếp là hình thức công chứng mà người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện các thao tác công chứng trong môi trường điện tử, nhưng vẫn có sự hiện diện trực tiếp của người yêu cầu công chứng tại trụ sở hoặc văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề công chứng hoặc tại địa điểm khác theo thỏa thuận. Quy trình này kết hợp sự tiện lợi của công nghệ số với sự tương tác trực tiếp giữa các bên, phù hợp với nhiều loại hình giao dịch. Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết các bước thực hiện công chứng điện tử trực tiếp để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

Các bước chuẩn bị và khởi tạo giao dịch

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp bắt đầu với các bước chuẩn bị và khởi tạo giao dịch, tương tự như công chứng truyền thống nhưng được tích hợp các yếu tố công nghệ. Đầu tiên, người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng 2024. Điều này bao gồm việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, tư vấn pháp luật cho người yêu cầu công chứng về nội dung giao dịch, quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như các quy định pháp luật liên quan.

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị ban đầu, giao dịch công chứng điện tử trực tiếp được khởi tạo bởi công chứng viên. Giao dịch này phải bao gồm tài khoản của công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có). Việc sử dụng tài khoản cá nhân trên nền tảng công chứng điện tử giúp định danh rõ ràng những người tham gia vào quá trình công chứng. Công chứng viên, với tài khoản của mình, sẽ là người điều phối chính của giao dịch trên nền tảng số. Việc tích hợp tài khoản của người tham gia (nếu có) giúp hệ thống ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình tương tác giữa các bên trong môi trường điện tử.

Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng 2024. Văn bản giao dịch có thể được soạn thảo trực tiếp bởi công chứng viên hoặc do các bên chuẩn bị và được công chứng viên kiểm tra, chỉnh sửa. Việc tải văn bản lên nền tảng dưới dạng thông điệp dữ liệu (ví dụ: file PDF, DOCX) cho phép các bên xem xét, đọc lại và thực hiện các thao tác ký số trên môi trường điện tử. Trong trường hợp văn bản đã được ký số bởi người có thẩm quyền theo quy định của Luật Công chứng, công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số đó trước khi tiếp tục quy trình.

Đọc lại văn bản và xác thực thông tin

Sau khi văn bản giao dịch được tải lên nền tảng công chứng điện tử, bước tiếp theo là đảm bảo rằng người yêu cầu công chứng đã hiểu rõ toàn bộ nội dung của văn bản. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Việc đọc lại văn bản, dù là do người yêu cầu tự thực hiện hay do công chứng viên đọc, đều nhằm mục đích đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ và chính xác của người yêu cầu công chứng về các điều khoản, nội dung của giao dịch. Nền tảng công chứng điện tử cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép người yêu cầu công chứng dễ dàng truy cập và đọc lại văn bản trên các thiết bị điện tử khác nhau.

Nếu người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch, họ sẽ xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng 2024 để công chứng viên đối chiếu. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Việc xuất trình giấy tờ gốc (như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hộ chiếu, giấy tờ về tài sản…) là bước quan trọng để công chứng viên xác thực danh tính của người yêu cầu công chứng và tính hợp pháp của giao dịch. Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng tính xác thực của các giấy tờ này, bao gồm việc kiểm tra các dấu hiệu bảo an, đối chiếu với các thông tin đã được cung cấp và, nếu có thể, đối chiếu với các cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc chuyên ngành.

Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để thực hiện lưu trữ. Quá trình số hóa giấy tờ gốc và lưu trữ trên nền tảng công chứng điện tử là cần thiết để tạo lập hồ sơ công chứng điện tử hoàn chỉnh. Việc lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu giúp dễ dàng truy xuất, quản lý và bảo quản hồ sơ trong thời gian dài, đồng thời góp phần giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ vật lý.

Ký số, gắn dấu thời gian và hoàn thành công chứng

Sau khi các bước đọc lại văn bản và xác thực thông tin hoàn tất, quá trình ký số và hoàn thành công chứng sẽ được thực hiện. Công chứng viên nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch. Việc nhận diện và xác thực nhân thân có thể được thực hiện thông qua việc đối chiếu giấy tờ tùy thân, sử dụng các phương pháp xác thực sinh trắc học hoặc qua các ứng dụng định danh điện tử như VNelD. Công chứng viên đóng vai trò là người chứng kiến sự kiện ký số của người tham gia giao dịch, đảm bảo rằng chữ ký số được thực hiện bởi đúng người có quyền và nghĩa vụ trong giao dịch. Quá trình ký số được thực hiện trực tiếp trên nền tảng công chứng điện tử, sử dụng các công cụ hỗ trợ ký số tích hợp.

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng. Việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số là bước bắt buộc để đảm bảo rằng chữ ký số được sử dụng là hợp lệ, chưa bị thu hồi hoặc hết hạn, và được tạo ra bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp. Sau khi xác nhận chữ ký số của người tham gia là hợp lệ, công chứng viên sẽ ký số của mình vào lời chứng của văn bản công chứng. Lời chứng là phần quan trọng của văn bản công chứng, ghi nhận các thông tin về quá trình công chứng, danh tính của người yêu cầu công chứng và khẳng định tính hợp pháp của giao dịch. Việc công chứng viên ký số vào lời chứng thể hiện trách nhiệm pháp lý của họ đối với văn bản công chứng. Đồng thời, việc gắn dấu thời gian vào lời chứng giúp xác định thời điểm chính xác mà văn bản công chứng được hoàn thành, có ý nghĩa pháp lý quan trọng như đã phân tích ở phần trên.

Sau khi công chứng viên hoàn thành việc ký số và gắn dấu thời gian, tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thực hiện thu phí công chứng, thu giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng (sau đây gọi là giá dịch vụ) và các chi phí khác có liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký. Việc ghi số văn bản công chứng giúp quản lý và tra cứu hồ sơ dễ dàng. Tổ chức hành nghề công chứng cũng ký số và gắn dấu thời gian của tổ chức để xác nhận văn bản công chứng đã được phát hành bởi tổ chức đó. Việc thu phí và các chi phí liên quan được thực hiện theo quy định của pháp luật. Cuối cùng, văn bản công chứng điện tử hoàn chỉnh sẽ được gửi đến người yêu cầu công chứng bằng các phương thức điện tử an toàn và tiện lợi. Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào số công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử. Việc lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử được thực hiện trên nền tảng công chứng điện tử, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và khả năng truy xuất trong thời gian dài theo quy định của pháp luật.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến

Công chứng điện tử trực tuyến là hình thức công chứng mang tính đột phá, cho phép người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện toàn bộ quá trình công chứng thông qua môi trường điện tử mà không cần có sự hiện diện vật lý trực tiếp tại cùng một địa điểm. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các trường hợp các bên ở cách xa nhau về mặt địa lý hoặc gặp khó khăn trong việc di chuyển. Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định quy trình công chứng điện tử trực tuyến với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và truyền thông, đặc biệt là cầu truyền hình trực tuyến.

Chuẩn bị, khởi tạo và thiết lập cầu truyền hình

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến cũng bắt đầu bằng các bước chuẩn bị và khởi tạo tương tự như công chứng trực tiếp, nhưng có thêm yếu tố công nghệ từ xa. Đầu tiên, người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng. Điều này bao gồm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, tư vấn pháp luật từ xa thông qua các phương tiện điện tử như điện thoại, email hoặc các ứng dụng liên lạc trực tuyến.

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng quy định tại Điều 44 của Luật Công chứng tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu. Điều 44 của Luật Công chứng quy định về điều kiện hành nghề của công chứng viên, đảm bảo rằng công chứng viên thực hiện công chứng trực tuyến có đủ năng lực và kinh nghiệm. Việc khởi tạo giao dịch bao gồm việc thêm tài khoản của tất cả các công chứng viên tham gia (trong trường hợp cần có sự tham gia của nhiều công chứng viên ở các địa điểm khác nhau, ví dụ công chứng hợp đồng có tài sản ở nhiều tỉnh thành) và tài khoản của người tham gia giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Yếu tố đặc biệt của công chứng trực tuyến là việc thiết lập cầu truyền hình trực tuyến. Cầu truyền hình này kết nối các công chứng viên tại các điểm cầu (ví dụ: trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng khác nhau) và người yêu cầu công chứng tại địa điểm của họ. Hệ thống cầu truyền hình cần đảm bảo chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ nét, liên tục, cho phép các bên tương tác trực tiếp, nhìn thấy nhau và giao tiếp như đang ở cùng một địa điểm. Việc thiết lập cầu truyền hình trực tuyến là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và khả năng giám sát của quá trình công chứng từ xa.

Tải văn bản, đọc lại và xác thực từ xa

Tương tự như công chứng trực tiếp, sau khi khởi tạo giao dịch, văn bản giao dịch sẽ được tải lên nền tảng công chứng điện tử. Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng. Văn bản này sẽ là cơ sở để các bên xem xét và ký số.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe thông qua cầu truyền hình trực tuyến. Việc đọc lại văn bản là bắt buộc để đảm bảo người yêu cầu công chứng đã hiểu rõ và đồng ý với toàn bộ nội dung của giao dịch. Trong môi trường trực tuyến, việc này có thể được thực hiện thông qua tính năng hiển thị văn bản trên nền tảng hoặc thông qua việc công chứng viên đọc thành tiếng và người yêu cầu công chứng lắng nghe qua cầu truyền hình. Cần đảm bảo rằng người yêu cầu công chứng có đủ thời gian và điều kiện để xem xét kỹ lưỡng nội dung văn bản.

Khi người yêu cầu công chứng đồng ý với nội dung văn bản, việc xác thực thông tin sẽ được thực hiện từ xa. Người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng thông qua cầu truyền hình trực tuyến hoặc các phương tiện điện tử an toàn khác theo hướng dẫn của công chứng viên. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Việc xác thực từ xa đòi hỏi các biện pháp kỹ thuật và quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và an toàn. Công chứng viên có thể yêu cầu người yêu cầu công chứng giữ giấy tờ trước camera để đối chiếu hình ảnh hoặc sử dụng các phương tiện xác thực điện tử khác như quét mã QR trên căn cước công dân gắn chip thông qua ứng dụng VNelD. Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để thực hiện lưu trữ.

Ký số từ xa và hoàn thành quy trình

Bước cuối cùng trong quy trình công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên ký số vào văn bản giao dịch và hoàn thành các thủ tục liên quan. Công chứng viên nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch thông qua cầu truyền hình trực tuyến và các biện pháp xác thực điện tử khác. Sau đó, họ chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử. Việc ký số được thực hiện từ xa bằng chữ ký số công cộng của người tham gia.

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng. Việc kiểm tra chữ ký số được thực hiện tự động bởi hệ thống hoặc do công chứng viên thực hiện thủ công trên nền tảng. Sau khi xác nhận tính hợp lệ, công chứng viên sẽ thực hiện ký số của mình và gắn dấu thời gian vào lời chứng, hoàn thành việc công chứng về mặt kỹ thuật.

Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thực hiện thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu chứng công chứng đăng ký. Việc thu phí và các thủ tục hành chính khác có thể được thực hiện trực tuyến thông qua các cổng thanh toán điện tử. Văn bản công chứng điện tử hoàn chỉnh được gửi đến người yêu cầu công chứng một cách nhanh chóng và tiện lợi. Cuối cùng, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử. Hồ sơ này được lưu trữ an toàn trên nền tảng công chứng điện tử, đảm bảo khả năng quản lý và truy xuất khi cần thiết. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến, với sự hỗ trợ của công nghệ, mở ra khả năng tiếp cận dịch vụ công chứng cho mọi người dân dù ở bất cứ đâu, góp phần hiện đại hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam.

Dưới đây là bảng tóm tắt phạm vi áp dụng của công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

Loại công chứng điện tử	Phạm vi áp dụng
Công chứng điện tử trực tiếp	Tất cả các giao dịch dân sự
Công chứng điện tử trực tuyến	Các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác
Công chứng điện tử tại Cơ quan đại diện ngoại giao	Các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng

Kết luận

Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã mở ra một kỷ nguyên mới cho hoạt động công chứng điện tử tại Việt Nam, cung cấp một khung pháp lý vững chắc và chi tiết cho cả người cung cấp lẫn người sử dụng dịch vụ. Việc quy định rõ ràng các điều kiện về tài khoản điện tử, chữ ký số có dấu thời gian, hạ tầng kỹ thuật và quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tiếp lẫn trực tuyến không chỉ tạo thuận lợi cho việc áp dụng công nghệ vào lĩnh vực pháp lý mà còn nâng cao tính an toàn, minh bạch và hiệu quả của các giao dịch dân sự. Bằng cách tận dụng sức mạnh của công nghệ số, công chứng điện tử hứa hẹn sẽ trở thành phương thức phổ biến, giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tiếp cận dịch vụ công chứng một cách dễ dàng hơn, góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế số và xã hội số tại Việt Nam.