Checklist tác nghiệp công chứng Checklist tác nghiệp công chứng theo Luật Công chứng 2024 + Nghị định 104/2025/NĐ-CP + Thông tư 05/2025/TT-BTP (cập nhật Thông tư 11/2025/TT-BTP)
Mục tiêu: ngắn gọn, rõ ràng, dễ áp dụng thực tế tại Văn phòng công chứng , vừa đảm bảo tính pháp lý vừa tiện thao tác.
I. NGUYÊN TẮC CHUNG (Áp dụng checklist tác nghiệp công chứng cho mọi hồ sơ)
STT Hạng mục kiểm tra Nội dung chi tiết Ghi chú/Nguồn 1 Xác định thẩm quyền Công chứng viên ký, VPCC có đăng ký hoạt động, thẩm quyền theo lãnh thổ/đối tượng Luật CN 2024, Đ.5, Đ.7 2 Xác định loại hợp đồng/giao dịch Có thuộc diện bắt buộc công chứng hay không BLDS 2015, Luật chuyên ngành 3 Giấy tờ tùy thân CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực, so khớp thông tin TT 05/2025 Mẫu TP-CC-05 4 Năng lực hành vi Người ký đủ tuổi, minh mẫn, không bị mất/hạn chế NLHVDS BLDS 2015 5 Hồ sơ pháp lý tài sản Giấy chứng nhận, hồ sơ gốc hợp lệ, không tẩy xóa Luật Đất đai, Luật Nhà ở… 6 Tình trạng pháp lý Không bị kê biên, tranh chấp, thế chấp (nếu có, cần văn bản giải chấp) Tra cứu cơ quan có thẩm quyền 7 Dự thảo hợp đồng Đúng mẫu, đúng nội dung, không trái luật, đạo đức TT 05/2025 (mẫu) 8 Lưu trữ hồ sơ Lập Phiếu yêu cầu, số hóa và lưu hồ sơ theo thời hạn NĐ 104/2025 Ch.IV
II. LOẠI VIỆC CỤ THỂ
1. Công chứng HỢP ĐỒNG CHUYỂN NHƯỢNG QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT + TÀI SẢN GẮN LIỀN
Bước Hạng mục Chi tiết thực hiện 1 Hồ sơ cá nhân CCCD, sổ hộ khẩu (nếu cần đối chiếu), giấy tờ hôn nhân (đăng ký kết hôn/độc thân) 2 Hồ sơ tài sản Sổ đỏ (GCN QSDĐ, QSHNƠ), bản vẽ hiện trạng (nếu có) 3 Kiểm tra tình trạng Văn bản xác nhận không tranh chấp, không bị kê biên, thông tin quy hoạch 4 Thuế/Phí Hướng dẫn bên liên quan kê khai thuế TNCN, lệ phí trước bạ 5 Dự thảo hợp đồng Theo mẫu TP-CC-10 (điều chỉnh phù hợp giao dịch) 6 Đọc, ký, lăn tay Trước mặt công chứng viên 7 Lưu hồ sơ Phiếu yêu cầu + bản sao toàn bộ giấy tờ + bản chính hợp đồng lưu
2. Công chứng HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN
Bước Hạng mục Chi tiết thực hiện 1 Xác định phạm vi ủy quyền Rõ ràng, hợp pháp, có thời hạn 2 Hồ sơ CCCD của bên ủy quyền & được ủy quyền 3 Giấy tờ liên quan Nếu ủy quyền liên quan tài sản → nộp GCN hoặc giấy tờ chứng minh quyền 4 Dự thảo Theo mẫu TP-CC-17 (hoặc tùy trường hợp) 5 Công chứng Đọc, ký/lăn tay, lưu hồ sơ
3. Công chứng THẾ CHẤP / GIẢI CHẤP
Bước Hạng mục Chi tiết 1 Hồ sơ cá nhân CCCD, hôn nhân 2 Hồ sơ tài sản GCN, giấy tờ pháp lý 3 Hồ sơ tổ chức tín dụng Giấy ĐKDN, quyết định bổ nhiệm người đại diện 4 Dự thảo hợp đồng Theo mẫu TP-CC-23 (thế chấp) 5 Công chứng & lưu hồ sơ Đảm bảo đăng ký biện pháp bảo đảm sau công chứng
4. Công chứng VĂN BẢN KHAI NHẬN DI SẢN / PHÂN CHIA DI SẢN
Bước Hạng mục Chi tiết 1 Giấy chứng tử Của người để lại di sản 2 Giấy tờ nhân thân Của tất cả người thừa kế 3 Giấy tờ tài sản GCN tài sản để lại 4 Chứng minh quan hệ thừa kế Sổ hộ khẩu, khai sinh, đăng ký kết hôn… 5 Văn bản từ chối nhận di sản (nếu có) 6 Dự thảo văn bản Theo mẫu TP-CC-34 hoặc TP-CC-35 7 Công chứng Kiểm tra đủ chữ ký, công bố công khai (nếu pháp luật yêu cầu)
5. Công chứng HỢP ĐỒNG GÓP VỐN BẰNG TÀI SẢN
Bước Hạng mục Chi tiết 1 Hồ sơ cá nhân/tổ chức CCCD, giấy ĐKDN (nếu tổ chức) 2 Hồ sơ tài sản góp vốn GCN hoặc giấy tờ hợp pháp 3 Dự thảo hợp đồng Theo mẫu TP-CC-40 4 Công chứng & lưu hồ sơ Thông báo cơ quan đăng ký tài sản (nếu phải thay đổi tên chủ sở hữu)
III. CHECKLIST NỘP LƯU, QUẢN LÝ HỒ SƠ
STT Hạng mục Nội dung 1 Phiếu yêu cầu công chứng Mẫu TP-CC-01 2 Danh mục tài liệu trong hồ sơ Liệt kê, đánh số 3 Bản sao & bản chính Sao lưu, lưu trữ đúng thời hạn 4 Số hóa hồ sơ Định dạng PDF/TIFF, lưu vào hệ thống nội bộ 5 Nhật ký công chứng Cập nhật ngay trong ngày ký
IV. LƯU Ý PHÁP LÝ 2025
Từ 01/07/2025 : Áp dụng toàn bộ quy định mới của Luật Công chứng 2024 .Mẫu biểu : Sử dụng mẫu mới trong TT 05/2025 (đọc kèm TT 11/2025 để tránh dùng mẫu cũ).Xử phạt : Tham khảo NĐ 82/2020 + NĐ 117/2024 khi rà soát sai phạm.Quy tắc đạo đức : Tham khảo Quy tắc hành nghề công chứng viên của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam .
